Känns samtalen med chefen värdefulla och givande?
När det gäller återkommande samtal med chefen, oavsett om de kallas avstämningssamtal, utvecklingssamtal eller något annat, så känner många människor att de samtalen inte fungerar tillräckligt bra eller tillför tillräckligt värde. Det är inte självklart att ett samtal känns givande bara för att det är trevligt och kaffet är gott.
Många känner sig osäkra före sådana samtal och desillusionerade, förvirrade eller i västa fall lite irriterade efteråt. Det kan finnas flera skäl till det, men ett par av de skälen handlar om förväntningar; förväntningar på samtalet i sig (och resultatet av det) och förväntningar på varandras insatser under den tid som gått sedan senaste samtalet och den tid som kommer att gå före nästa samtal.
I den här texten tänkte jag diskutera det sistnämnda; förväntningarna på varandras insatser.
I en anställningsintervju – diskutera fram en tydlig bild
Om jag själv sitter i en intervju för ett konsultuppdrag eller ett fast jobb så försöker jag få en så tydlig bild som möjligt av förväntningarna. Vilka förväntningar då, kanske du tänker? De här:
- Rollen
Vad vill företaget uppnå med att ha den rollen över huvud taget?
Det är ganska vanligt att roller med snarlika benämningar har helt olika innehåll och förutsättningar i olika företag eller till och med inom olika avdelningar på ett och samma företag. Några exempel på sådana roller är projektledare, CTO, team lead, arkitekt och chef. Är det en ny roll eller efterträder man någon som haft samma roll? Vill företaget få till olika förändringar i och med att rollen tillsätts eller vill man helst att saker fortsätter att vara som tidigare? Finns det utmaningar eller kanske rejäla problem som påverkar företagets förväntningar på rollen? (”Få ordning på X”, ”Hjälpa till med att Y”, ”Se till att Z blir klart”. I alla de ovanstående frågeställningarna finns det outtalade förväntningar, var så säker. Uttalade är bättre än outtalade, det är därför de behöver diskuteras. - Personen i rollen
Varför anses jag passa för rollen? Är det något särskilt bland mina erfarenheter, förmågor och personliga egenskaper som företaget vill ha in i organisationen?
Vad hoppas företaget att jag ska lyckas med under de närmaste 3-12 månaderna?
Hur vet jag om jag gör ett bra jobb enligt företaget och enligt den som blir min chef?
Vilka farhågor finns nu när företaget tar in en ny person i rollen?
Vad vill man inte ska hända eller fortsätta?Även i de här frågorna finns många dola förväntningar som behöver diskuteras. - Funktionen/organisationen runt rollen
Har de anställda som jobbar nära den aktuella rollen och chefen för rollen samma uppfattning eller var finns det skillnader i uppfattning?
Hur ser företaget på organisationen runt rollen; vill man att den förblir likadan, får den kanske förändras lite vid behov, eller vill man uttryckligen att den förändras? Skillnader i vilka förväntningar som finns hos olika individer eller grupper kan vara helt avgörande för framgången; det behöver diskuteras. - Chefen för rollen
Den närmaste chefen för rollen har sannolikt en önskan om hur samarbetet ska fungera. Handlar det om otydlig arbetsfördelning, viss avlastning eller tydligt delegerande?
Det är bra om chefen har funderat ordentligt på det och kan beskriva det. Annars är det bara att fråga:
”Hur vill du att samarbetet mellan oss ska fungera?”
”Hur vill du helst att vi fördelar arbetet och vilka gränsdragningar ska vi ha?”
”Ser du att vårt samarbete kommer att se annorlunda ut efter ett tag, till exempel för att jag då kommit in i jobbet och lärt känna företaget och människorna?
Det kan vara mycket stressande och närmast omöjligt för en anställd att göra sin chef eller arbetsgivare nöjd om man inte känner till förväntningarna. När man känner till förväntningarna kan man också lättare svara på två frågor som man bör ställa till sig själv:
Tror jag att jag kan göra jobbet väl och därmed göra arbetsgivaren nöjd med tanke på
de förväntningar som finns?
Är jag beredd att göra jobbet på det sätt som förväntningarna antyder? Om ditt svar till dig själv är nej, diskutera gärna hur du skulle vilja göra jobbet istället. - Ge din egen bild
För att diskussionen ska bli bra behöver förstås båda parter både prata och lyssna.
Jag bör berätta hur jag uppfattat rollen, behovet och förväntningarna, hur jag tror att jag kan bidra, vad jag tror att jag kommer att göra rent konkret den första tiden och vad jag själv ser som framgång i rollen och förutsättningar för att kunna göra jobbet. Jag vill också diskutera vilka förväntingar jag själv har på arbetsgivaren, arbetsplatsen och chefen för att jag ska trivas, kunna utvecklas och kunna göra ett bra jobb.
Det behöver inte framstå som krävande, det går att uttrycka i termer som ”vad jag trivs med”, ”vad jag tycker är viktigt” eller ”vad jag brinner för”. Det blir ett bra sätt att jämföra båda sidors förväntningar.
I vardagen på jobbet – fortsätt jobba för tydlighet
Även om diskussionen blev bra och givande under anställningsintervjun så behöver den hållas levande. Själv föredrar jag att ha korta snack och snabba möten ofta, hellre än långa samtal en eller ett fåtal gånger per år. Man kanske kan kalla det agil arbetsledning, dvs vi ser till att ofta diskutera hur det går och ger oss själva möjligheten att snabbt justera om något behöver ändras.
De här frågorna kanske jag som anställd/konsult skulle ta upp för att få till en bra diskussion i ett sådant kort samtal:
”Tycker du att bra saker händer och att saker går åt rätt håll?”
”Skulle du vilja att jag justerar något i den riktning som jag håller eller i hur jag fördelar min tid mellan olika saker?”
”Jag skulle behöva diskutera några saker lite närmare med dig för att få din input och kunna köra vidare, och det är…. När vill du göra det?”
Vid större förändringar eller händelser
Om större saker händer så kan det betyda att många påverkas men också att många kan bidra på olika sätt. Kanske kan situationen kräva eller åtminstone bli mycket bättre om olika personer bidrar på sätt som ligger lite utanför det vardagliga. Exempel på sådana situationer är event, omorganisationer, omfattande nyrekryteringar, snabb kundtillströmning, driftsproblem och ekonomiska problem.
I sådana här sammanhang kan det efteråt visa sig att det funnits dolda förväntningar på vilka som skulle hjälpa till, varför, hur det skulle gå till och vad målet var.
Bättre då att fråga fram de dolda förväntningarna:
- ”Kan jag hjälpa på något sätt i det som sker nu på säljavdelningen?”
”Bra att du frågar, jag tror att din erfarenhet av inköp och strukturerad rekrytering behövs just nu, kan du inte prata med dem om det?” - ”Det verkar strula en del med systemdriften nu, kan jag hjälpa till på något sätt tycker du?”
”Ja, X behöver lite avlastning, det är där det strular. Prata med hen är du bussig.” - ”Jag hörde att det var problem nu när vi tappat två stora kunder. Vad kan jag göra?”
”Bra att du frågar. Jag behöver jobba med styrelsen och de andra större kunderna, så det vore bra om du kan ta över gruppmötena ett tag och dessutom kika på budgeten.
Vad kan vi fördröja till nästa kvartal eller hyvla bort utan alltför stora konsekvenser?”
Så hur hjälper det här frågandet?
I samtal som handlar om att summera hur saker har gått under en period (kanske ett helt år?) eller hur någons prestation ska bedömas, så görs bedömningen alltid i förhållande till ett önskat läge eller i förhållande till förväntningar – de outtalade förväntningarna.
Det här sker vare sig vi vill eller inte, vi människor verkar fungera så.
Det är bättre ju fler av förväntningarna som inte förblev dolda eller outtalade.
Fram med förväntningarna i ljuset så de kan diskuteras.
Lycka till!
/Björn