När jag träffar personer i olika organisationer och pratar med dem om deras vardag på jobbet så är det en sak som nästan alltid nämns som ett problem: möten.
Möten, möten, möten.
Alla jag har pratat med vill komma till rätta med problemet och är beredda att ändra saker, men ofta tycks det saknas inspiration och jordnära idéer för hur det ska gå till. Jag tänkte dela med mig av några tips och idéer baserade på min egen erfarenhet och jag tänkte dela upp det flera delar. Det här är den första delen.
Då kör vi:
Tips #1: Alla möten bör ha tydligt syfte och mål
Satt många tysta under mötet? Tyckte någon kanske att mötet är onödigt? Brukar mötet vara viktigt men uppfattades just den här gången som ointressant?
Om ett möte inte fungerade väl eller inte kändes relevant kan bero på att mötets syfte och mål var otydliga eller helt saknades. En agenda kanske fanns, men att det finns en agenda betyder inte att det finns syfte och mål.
Vi tar ett exempel: Veckomötet med de andra cheferna
Kanske används i stort sett samma agenda varje vecka? Ofta känns då vissa punkter mer relevanta än andra. Känns det igen? Det behöver inte vara fel att ha en stående agenda, men fundera på vad är syftet och målet är också.
Syftet? Att alla ska få koll inför veckan som kommer?
Målet? Att gå igenom alla agendapunkter och ge alla ordet för varje punkt?
… eller …
Syftet? Att alla ska få höra det senaste?
Målet? Att prata om det deltagarna kommer på när de sitter där?
… eller …
Syftet? Att alla ska få prata av sig, att det ska kännas bra?
Målet? Finns det inget mål egentligen?
Möten med så olika syften och mål som i det här exemplet bör också hanteras helt olika.
Gäller det även stå-upp-möten?
Snabba stå-upp-möten är bra, ingen tvekan om det, men alla möten kan inte fungera så. Det behövs andra mötesformer också, beroende på vad för fas organisationen befinner sig i och vad för utmaningar som just då behöver hanteras. Ibland behöver det till exempel finnas ett tillfälle för deltagarna att lufta sina åsikter och diskutera fritt utan att ta beslut just då. På andra möten ska det fattas viktiga beslut. Ytterligare andra möten kanske behövs för att sprida information enligt några punkter i en agenda. Och ja, givetvis finns det många möten som inte borde finnas alls. Men vilka är vilka?
Prova en ny tanke på nästa möte
Prova att tänka så här: Just för det mötet jag är på här och nu; vad är syfte och mål?
Förväntas jag hjälpa till med att belysa och diskutera en viss sak? Måste det fattas beslut, kanske till och med stora ekonomiska beslut? Kanske beslut som kan påverka anställda på ett märkbart negativt sätt? Förväntas jag säga min åsikt om varje agendapunkt eller bara bidra i de punkter där jag själv har nyheter att berätta?
Alla mötesdeltagare bör försöka bidra till att nå målet
En rimligt grundkrav vi bör kunna ställa på alla mötesdeltagare är att de bidrar till att nå mötets mål. De som inte vill eller kan göra det borde inte vara där helt enkelt. Att bara sitta av tiden och sedan gnälla om dåliga möten är inte konstruktivt, det kan till och med vara kontraproduktivt. Möten är – oavsett vad vi tycker om dem – arbetstid, inte planerade pauser i allas ansvarstagande.
Bidra? Jag vet ju inte vad förväntningarna är!
En förutsättning för att jag ska kunna bidra i ett möte är att jag vet varför jag är där och vad syftet och målet är, annars är risken att jag bara agerar spontant eller gör det som känns relevant för mig själv baserat på det som någon annan just sa, men som inte nödvändigtvis bidrar till att nå målet med mötet. Just det där sista är vanligt; att någon är fokuserad bara på sina egna hjärtefrågor.
Visst skulle det hjälpa om mötesledaren började med att säga så här?:
(För en bra mötesledare fanns väl?)
”Hej allihop, då kör vi igång. Syftet med det här mötet är att ge oss alla bra koll inför veckan som kommer, så alla som har nyheter att dela med sig ska få tillfälle till det, men alla har ju inte alltid nyheter att berätta.
Vi har två konkreta mål vi måste lyckas med också; dels att fatta beslut om ja eller nej på punkt fyra och dels att välja ut ett rekryteringsföretag att börja samarbeta med i punkt sex. Vi har satt av 45 minuter, men vi om bli klara med båda målen så kan vi förstås avsluta tidigare, så låt oss hjälpas åt med att styra mot målen.”
Om syfte och mål är något annat så kan mötesledaren börja så här:
”Hej allihop, då kör vi igång. Syftet med det här mötet är att ge oss tillfälle att prata igenom effekterna av omorganisationen så att vi alla har hört alla andras åsikter. Vi ska alltså inte diskutera eller besluta om eventuella åtgärder idag. Vårt enda mål är att alla ska ha sagt sin mening om de tre aspekterna jag skrivit på tavlan. Vi har 40 minuter på oss. Vi hjälps åt att fixa det.”
Visst vore det bra om starten var så tydlig?
Syfte och mål får styra deltagarlistan
Om det finns tydlighet kring vad syfte och mål för ett möte är så blir det lättare att bestämma vilka som bör delta. Då kan vi också slippa tänka saker som ”jag borde nog gå dit för att bevaka mina intressen utifall att…”. Alla kan då lättare själva avgöra vilka möten som är relevanta för dem.
Outlook-sjukan kan dölja bristen på syfte och mål
De flesta organisationer använder någon välkänd mjukvara som Exchange/Outlook eller Google Calendar för att planera saker och sprida information. Det fungerar ofta ganska bra, men lika ofta har jag sett att mötena i de organiationerna drabbas av Outlook-sjukan.
Outlook-sjukan innebär att möten planeras till en viss tid, till exempel 14.00 – 15.00 och att den informationen sprids till ett visst antal personer, men utan att syfte och mål är tydligt. Redan här kan det uppstå tokigheter. Jag kallar det Outlook-sjukan.
Tidsramen verkar fast och tiden uppfattas vara målet
I deltagarnas kalendrar ser de kanske bara att de förväntas delta i mötet den bestämda tiden, punkt slut. Kanske har de faktiskt bara fått veta just tidsramen, men inte vare sig syfte eller mål? Då blir syftet förstås otydligt och det kan framstå som om målet är att bara vara på mötet i en timme.
Ibland kommer deltagare sent till möten och har dessutom kanske inte förberett sig alls. Det som kan ha hänt då är att mötets syfte och mål är så otydliga att deltagarna istället känner att de nått målet och givit sitt bidrag genom att bara dyka upp på mötet.
Sammanfattningsvis
Om alla möten har tydligt syfte och mål så upplevs de helt enkelt som bättre. Dessutom behöver vi då inte ha lika många möten eftersom de fungerar bättre och blir mer effektiva. Då kommer vi att kunna minska den totala tid vi lägger på möten och vi kan alla känna mer arbetsglädje eftersom det som var dåligt (de dåliga mötena) har minskat i mängd.
Det här anser jag är ett konstruktivt och konkret sätt att förbättra möteskvalitet och minska det totala antalet möten i en organisation. Det känns mycket trevligare och mer framåtsyftande än att bara säga att möten är dåliga eller onödiga.
Oavsett vad vi tycker om möten så kommer vi människor alltid att behöva kommunicera med varandra och kommunikationen har bäst förutsättningar att fungera väl om vi träffas ansikte mot ansikte. Därför bör vi inte alltid minska den kommunikation som sker ansikte mot ansikte, utan istället se till att den tid vi lägger på det används så bra som möjligt.
Det här var del 1. Fler tips kommer.
Lycka till!
/Björn