Informera bättre – 5 tips som funkar

Alla vill ha mer och bättre information

På många företag jag varit i kontakt med har internkommunikationen bara fungerat lite sådär halvbra eller i västa fall riktigt dåligt. Anställda vet kanske inte alls om vissa saker, är osäkra på andra saker och efterfrågar ofta både mer och bättre information.

De som ska stå för informationen tycker å andra sidan kanske att de redan informerar många om mycket och kan inte se hur all information de tycker att de delar med sig av inte räcker till.

I  organisationer där ledarskapet inte fungerar så väl som det borde kanske chefer och ledare tänker mer negativa tankar, som att “folk läser inte mail”, “folk kommer inte ihåg”, “folk borde kunna räkna ut saker själva”, och så vidare.

Du har din värld, andra har sin

Innan jag ger mig in på de konkreta tipsen vill jag börja med något annat som ofta missas och som jag anser bidrar till problemen med informationsspridning.

Du har din värld, andra har sin.

Vad menar jag med det? Jo: Det du ‘vet’ (har erfarenhet av), tycker är självklart, känner till, har i åtanke, brukar grunna på , värderar högt, känner igen, prioriterar och gillar – allt är ditt eget. Andra har helt andra tankar, erfarenheter och prioriteringar, även om ni jobbar i samma organisation. När du kommunicerar med någon kommer alltså informationen som lämnar dig vara färgad av allt det jag räknade upp och kommer sedan att filtreras genom en helt annan uppsättning av samma saker hos mottagaren.

Ovanpå det här tillkommer dessutom några klassiska problem med all kommunikation:

  1. Det jag tänker blir inte alltid riktigt det jag säger.
  2. Det mottagaren hör är kanske inte riktigt vad jag sa.
  3. Det mottagaren kommer ihåg blir inte riktigt vad hen hörde.

…och då stod vi kanske ändå mittemot varandra och talade samma språk.

Som så ofta beskrivits i sådana här sammanhang blir det här ännu värre om vi tar bort någon del av kommunikationen, till exempel för att vi pratar i telefon (det visuella går förlorat) och kanske missar vi dessutom röstläget (för att vi mailade).
Om vi sedan lägger till att ingen av oss kommunicerar med sitt förstaspråk så missar vi dessutom språknyanser. Det kan alltså gå hur tokigt som helst.

 

 

 

 

 

Informationsövertaget är ofta enormt

Den som är chef och ledare och ska kommunicera något har ofta ett enormt informationsövertag som hen kanske inte är medveten om. Det hen vet har hen kanske fått veta live (inte via mail), hen har fått diskutera det, hen har varit med om att besluta det, hen har erfarenhet av det och hen ser det i ett sammanhang.
Den som får höraeller läsa det får bara just det. Då kan det tolkas på olika sätt, det kan betyda olika saker och det kan antas få drastiskt olika konsekvenser beroende på hur det hänger ihop med annat.

Som gjort för missförstånd eller felaktiga slutsatser hos mottagarna alltså.

 

De fem tipsen då?

Eftersom jag ser det som så viktigt att försöka övervinna alla möjliga hinder när det ska kommuniceras viktiga saker så har jag valt de här tipsen som mina första fem.
Givetvis finns det fler viktiga saker, det får vänta till en annan bloggtext.

  1. Ta det live först – alla får höra samma sak från samma person vid samma tillfälle
    Det må ta lite tid men det ger stor effekt. Ta upp det du vill berätta när folk är samlade och kan lyssna. När större saker ska kommuniceras är det ofta avgörande att kommunikationen sker live. Det är också viktigt att alla får chans att fråga saker där och då. Ställ egna frågor om ingen annan gör det.
    Det är inte fel att göra vissa informtionsmöten obligatoriska – bara de är bra.
  2. Den som informerar måste kunna det
    Det är viktigt att den som informerar/talar har lärt sig att göra det.
    En mindre bra talare kan trassla till även enkla budskap, medan en bra talare kan få komplicerade saker att framstå som snudd på glasklara. Det går dessutom att kommunicera på ett sådant sätt att åhörarna blir nyfikna och vill veta mer (söker upp information). Sådant går att lära sig.
  3. Gå runt och diskutera vidare efteråt
    Trots den stora samlingen där alla fick ställa frågor är det ändå inte riktigt klart.
    Nu ska du gå runt och i lugn och ro söka upp folk och fråga vad de tänker och tycker om det som sades. På det här viset ges möjlighet för åhörarna att ställa nya eller mer personliga frågor och sannolikt dyker helt nya frågor upp. Svara på det du kan och anteckna alla frågorna; även de du just svarade på.
  4. Avsluta med ett mail där frågorna tas med och blir besvarade
    Nu först ska du maila. Nu vill vi uppnå flera saker:

    • Alla ska få samma information igen för att kunna läsa i lugn och ro och spara som dokumentation.
    • Nu kan du fomulera mailet väldigt tydligtoch bra baserat på reaktionerna du fick och alla frågor som ställdes under mötet och under rundvandringen efteråt.
    • Det är först nu åhörarna kommer att kunna sätta informationen i ett sammanhang och kommer att kunna diskutera med varandra på ett sätt som leder framåt och inte bara skapar förvirring.
  5. Ett mail duger oftast inte
    Om jag hade börjat med att maila så hade jag behövt skicka flera mail (tjata) och jag hade sannolikt hamnat i en mer ostrukturerad hantering av frågor. Dessutom hade budskapet inte nått ut lika väl, hade missförståtts lättare och hade inte heller tagits emot lika väl. Om jag nu istället mailar efter allt annat så fungerar det bättre och om jag vill kan jag påminna senare; både via mail och in andra live-möten.

 

Verkar det ta för mycket tid?

Organisationer lägger rätt mycket tid på att hantera dålig kommunikation efteråt, så jag föredrar att lägga tid på att kommunicera väl istället. Som jag ser det skapar det mycket mindre frustration och ger gladare anställda.

 

Ett tips till?

Ok, ett till: Sluta läs tips. Gå och prata med folk istället.

Ha så kul!

 

/Björn

 

Updated: 2017-03-20 — 16:45
Ledartankar © 2016 Frontier Theme