Sex viktiga frågor till nya chefer

Är du chef för chefer?
Här är sex viktiga frågor att ställa.

(…efter den självklara “Hur går det?”)

 

För att någon ska kunna vara en bra chef och ledare behöver den personen bland mycket annat ha en bra överblick och tillräckligt med insikt. Det gäller både nya och erfarna chefer, oavsett nivå i organisationen.

En chef eller ledare behöver inte alltid veta alla detaljer, men ska ha så pass mycket överblick och insikt att hen kan ha koll på läget. Det innefattar mer än man kan tro och det är därför väldigt viktigt att nya chefer – till exempel de som tar på sig rollen som Enginenering Manager för första gången – får bra förklaringar och coachning så att de vet vad det egentligen är de ska ha koll på. Tyvärr ser jag ofta att nyblivna chefer får för lite hjälp med att förstå vad jobbet egentligen handlar om, så därför vill jag bidra så mycket jag kan.

För en ny chef bör inte vardagen bara handla om att uppnå krav som andra har och snabbt kunna leverera. Det bör också finnas bra ledarskap på plats för den nya chefen, så att hen så snart som möjligt känner sig hemma i rollen och förstår vad hen egentligen förväntas veta och göra. Det är då trivsel och produktivitet kan börja infinna sig. Om en ny chef inte får bra ledarskap brukar det resultera i mycket stress för den personen, misstrivsel och onödigt låg produktivitet. Det händer alltför ofta att nyblivna chefer inte trivs i sin roll, bland annat på grund av det här. Därför är tydlighet i kombination med stöttning avgörande.

Bland det den nya chefen ska ha koll på finns till exempel läget kring utveckling och produktion, pågående projekt, teamets status, individerna, kommande större händelser och så vidare. Ovanpå det bör en insatt chef dessutom hela tiden ha tankar, åsikter och förslag – och gärna planer – för alla de områdena, även om det inte alltid behöver vara färdiga tankar eller förslag.

För egen del brukar jag coacha nyblivna chefer genom att återkommande ställa olika standardfrågor. Frågorna kan hjälpa till att rikta den chefens tankar och arbete åt rätt håll och brukar ge bra input till våra återkommande samtal. Det handlar inte om att jag vill förhöra någon eller jaga perfekta eller detaljerade svar, utan det handlar om att coacha nya chefer att skaffa sig överblick och inblick så att de sedan kan ha så pass mycket tankar och idéer kring det de ser att olika diskussioner blir givande och arbetet går framåt. Det är också viktigt att den nya chefen känner sig sedd och hörd – att hens åsikter är viktiga – och det kan frågorna också hjälpa till med. Om arbetet går framåt kommer också den nya chefen att känna sig produktiv vilket är oerhört viktigt för självkänsla och självförtroende.
Givetvis bör frågorna vävas in i ett trevligt samtal och inte bli till ett förhör, men samtalsteknik tar vi en annan gång.
Det här med att vara en god ledare för chefer handlar inte bara om att jag ska bli uppskattad som samtalspartner. Det är också en del av arbetet med att bygga en välfungerande organisation, vilket förstås är en del av att driva produktivitet. 

Den här gången tänkte jag beskriva sex sådana standardfrågor, vilka diskussioner de kan föra med sig och varför de är bra, men först tittar vi närmare på en fråga som många nog ser som självklar:

 

Du frågar säkert redan “Hur går det?”

Den här frågan låter nästan för enkel, kanske harmlös. Antagligen ställer du den frågan ganska ofta till olika personer, inklusive de nyblivna cheferna. Den används ofta som en konversationsstartare i betydelsen “hur är läget?”, men den är bra även på andra sätt.

Frågan kan betyda nästan vad som helst beroende på sammanhang och den är så pass öppen att den kan tolkas på flera sätt av den som får den. Det är bland annat därför den är bra.

Personen som får frågan får chansen att svara på ett sätt som påverkas av det dagsaktuella läget i hens team, produktionsstatus, hens sinnesstämning och annat. Svaret blir alltså inte så styrt av frågan.
Visst händer det att personen som får frågan svarar “Med vadå menar du?” men ofta leder frågan faktiskt rakt in i det som hen kanske behövde prata om. Självklart bygger det i så fall på att det redan finns en någorlunda förtroendefull relation mellan den nya chefen och hens chef.

Jag som ledare för den chef som jag ställde frågan till får också lite insikt i hur väl insatt hen är i läget just nu och vilka eventuella problem som finns. Jag kan också jämföra min egen uppfattning om läget med vad hen säger och se eventuella skillnader. Det är bra input till olika diskussioner. Om jag återkommande ställer den här frågan till alla chefer som jag leder så ger det mig en viss överblick, även om den inte blir heltäckande på något sätt –  och det var ju just överblick och insikt som en bra chef skulle ha.

“Hur går det”-frågan är antagligen självklar att ställa för många och det är inget fel på den, men det finns andra frågor att bygga på med; frågor som ger ännu bättre diskussioner och som kan ge ännu mer insikter och överblick.

 

“Varför då?”

[“Hur kommer det sig?”]

Det kanske är lätt att tro att den här frågan handlar om att ifrågasätta ett misslyckande eller att gräva i anledningar till att något negativt har hänt, men så är det inte. Rätt formulerad är den precis lika viktig när det har skett något vardagligt som någon vill prata om eller när det skett riktigt positiva förändringar.

Ett syfte med frågan är förstås att på ett djupare plan förstå saker så att det går att dra lärdomar, upprepa eller undvika, allt beroende på vad det handlar om.

Ett annat syfte är att få insikt i hur jag som chef kan bistå den nya chefen och samtidigt få insikt i hur mycket hen redan vet om bakomliggande anledningar, riskfaktorer, händelsekedjor, vilka analyser som redan gjorts (ex. ‘the five whys‘), vad det lett till och så vidare.

För den nya chefen innebär det här en chans att få uttrycka vad hen anser ligger bakom framgåmgar och olika problem. För mig som hens chef bidrar det här till mina egna insikter och till min egen överblick över läget.

 

 

“Vad tycker [tänker] du om det?”

Den här frågan är ännu viktigare än den låter och det är en av mina egna favoriter. Den hjälper till att visa att den nya chefens åsikter är viktiga och efterfrågade, den bygger självkänsla, den ger mig som ledare insikt i hens tankesätt och den är förstås relevant rent sakligt.

Det händer att ambitiösa nya chefer vill svara vad andra tycker, vad majoriteten tycker, vad det beror på, varför det är svårt att veta säkert och så vidare. Allt det kan vara intressant, men jag brukar i så fall ändå styra tillbaka samtalet till grundfrågan: “Ok, jag förstår, men vad tycker du?” Då kan det ibland bli tyst ett par sekunder medan den nya chefen byter tankebanor och inser att jag verkligen vill veta vad just hen tycker. Där byggs självkänsla och om hen inte har något omedelbart svar så brukar jag visa att det är helt ok och bara be hen att “klura på det och berätta lite senare vad du tycker”.
Jag brukar vara tydlig med att jag inte bara vill prata om saker när det redan är färdigt, utrett, beslutat, bestämt eller löst, utan att jag också vill prata om ofärdiga funderingar och mer eller mindre tillfälliga känslor.

Här kan nyblivna chefer uppleva att inte bara fakta utan även deras egna åsikter kan vara avgörande och därför vill de antaligen inte bara haspla ur sig något. Ofta vill de hellre gräva lite, kolla upp något, prata med någon och fundera lite fokuserat på det. Det är precis det jag vill att hen ska göra; det är precis det som en bra chef gör och ganska snart kommer det antagligen att bli en naturlig del av hur den nya chefen arbetar.

Någon månad senare kanske den nya chefen istället säger så här i våra samtal: “Jag har funderat en del på det här och jag vill kolla ett par saker till men just nu tycker jag att det [borde] [verkar] [är]…”.
Det är precis det jag vill uppnå. Hen behöver inte alltid ha färdiga svar, men hen vet att hens åsikter – förutsatt att de är någorlunda välgrundade – är efterfrågade och viktiga, så hen har antagligen förberett sig genom att verkligen tänka efter och börjar därför ha en åsikt.

Om det är ok att hen ändrar sig? Självklart. Samma sak där; det bör föregås av lite grävande och funderande, så pratar vi vidare om det helt enkelt.

 

 

“Vad skulle du vilja göra [åt det]?”

Här syftar inte frågan på vad den nya chefen skulle vilja pyssla med i framtiden, utan på vad hen vill göra åt en viss situation eller ett viss problem; den där situationen eller händelsen som hen just hade lite tankar och åsikter kring. Det behöver inte nödvändigtvis handla om ett problem utan kan också handla om en utmaning av positiva skäl, till exempel en viss önskad tillväxt inom en förutbestämd tid eller ett svårt val mellan flera bra alternativ.

När frågan handlar om vad den nya chefen vill göra för att hantera en viss sak så får jag som hens chef ganska snabbt koll på om hen har några egna idéer och hur realistiska och relevanta de idéerna i så fall verkar vara. Det är självklart så att jag som hens chef inte måste hålla med om allt eller tycka att de idéerna liknar de jag själv skulle ha kommit på, men beroende på vilka idéer hen har så kan jag kanske också hjälpa till, till exempel genom att bolla saker, skapa utrymme för att genomföra idéerna och så vidare.

Om den nya chefen inte har några idéer alls så är det också viktigt informtion för mig att ha, det ger mig insikt. Då kanske jag behöver vara mer närvarande, behöver leda lite tydligare eller kanske bara hjälpa igång hens funderande med frågor, exempel och förslag. Aningen tydligare ledarskap alltså.

 

“Hur skulle du vilja göra det?”

Nu går vi ännu mer på djupet. Om den nya chefen har idéer om vad hen vill göra åt något så är det bra att fortsätta med den här frågan. Den nya chefen får möjlighet att diskutera sina idéer ännu mer på djupet, vilket är vettigt eftersom vi ibland upptäcker saker om våra egna tankar eller idéer när vi sätter ord på dem och ska förklara dem för andra.  Så kan kvaliteten på olika åtgärder eller lösningar höjas. Som hens chef får jag också chansen att se om lösningarna påverkar annat och kanske borde diskuteras med andra så att vi inte bygger silor inom verksamheten eller går i en övergripande riktning som inte stämmer med vad vi bestämt.

Om andra kan andra glädje av lösningen så är det väldigt bra och då får vi till interna samarbeten också.

Jag själv som hens chef får ännu mer inblick och överblick och om den nya chefen inte har så mycket idéer kring hur något ska göras så är det bra för mig att veta.

 

“Hur är det att vara du idag?”

Den här är lite speciell och det är en annan av mina egna favoriter. Formuleringen brukar få folk att reagera lite extra; den signalerar att det är ok att tillfälligt gå ur sig själv och prata om hur det är att vara just den personen idag. Det är rätt vanligt att den lite udda formuleringen uppfattas som humoristisk och det är i så fall bara bra, särskilt om den som får frågan just då har det lite stressigt eller tufft på något sätt.

Eftersom frågan är kort, inte så krävande och ofta uppfattas som humoristisk så fungerar den bra när jag möter någon som står ensam vid kaffemaskinen. Den som får frågan sätter inte upp några mentala skyddsbarriärer utan istället sänker folk ofta garden. Ibland leder den här frågan faktiskt till att folk öppnar sig lite mer än de skulle ha gjort annars; de nämner något privat eller något arbetsrelaterat som är lite speciellt eller kanske känsligt. Det är i så fall väldigt bra. Det ger mig en chans att både förstå och kunna hjälpa till.

Insikt igen alltså – förutom möjligheten att hjälpa.

 

…och glöm inte “Hur kan jag hjälpa till?”

Jag hoppas att den här frågan är självklar. Ibland är det dock bra att inte bara gå rakt på den utan istället börja med att ge den nya chefen en möjlighet att först känna sig sedd och hörd och känna sig förstådd. Det är där de andra frågorna här ovanför kommer in.

 

Slutligen då

Om frågorna här ovanför känns självklara för dig och du redan brukar ställa dem till de chefer du leder så är det förstås bra, men jag ser ofta att nyblivna chefer blir lämnade att försöka lära sig att bli bra chefer och ledare med alltför lite utbildning, hjälp och stöttning. Om du vill ge dina anställda chefer lite mer hjälp så är de här frågorna en bra start.

 

Lycka till!

/Björn