Allt är inte problem

Är det en arbetsuppgift, ett problem eller ett fel?

Jag har stött på det här lite överallt och det är egentligen inget konstigt med det. Det är väldigt mänskligt och något vi alla kan hamna i. Det kan tyvärr ganska snabbt påverka stämning, engagemang och produktivitet, så det är bäst att hantera så snart som möjligt.

Vadå för något? Jo, att vi alla lite överallt – till exempel i vardagsdiskussioner, på teamtavlor eller i möten – blandar ihop arbetsuppgifter, problem och fel. Därför tänkte jag den här gången ta upp några idéer för att undvika den fällan.

Definitioner – vad är vad?

Arbetsuppgifter är vardag

En arbetsuppgift (eng ’task’) är något vi gör på jobbet och det är därför vi behövs på jobbet. Ibland kanske vi kallar det för ToDo (sak att göra). Vilka arbetsuppgifter vi utför beror på våra roller, ansvar, mandat och förstås övriga omständigheter.
Vissa arbetsuppgifter har vi tagit på oss själva, men inte alla. En del av arbetsuppgifterna kommer kanske från andra personer eller så har de dykt upp på annat sätt. Somliga arbetsuppgifter är roliga, lärorika, spännande eller utvecklande. Andra inte riktigt lika mycket eller kanske inte alls.

En arbetsuppgift kan dyka upp plötsligt och kan vara underlig, otydlig, unik eller svår, men det gör den inte till ett problem.

Att ha massor av arbetsuppgifter som väntar är i sig inte ett problem, men om någon kräver att allt ska klaras av på orimligt kort tid så finns ett problem – för det går ju inte.

Våra arbetsuppgifter kan förändras över tid, men de tar förhoppningsvis aldrig slut.

Problem är något helt annat

Enligt SAOL är ett problem en svårighet som det krävs ansträngning eller tankearbete för att komma tillrätta med, men om vi använder den definitionen i yrkeslivet så ser det mesta ut som problem och bilden blir ganska negativ. Efter ett tag kan vi hamna i fällan att diskutera allt vi gör som problem.

I yrkeslivet vill jag hellre definiera problem som svåra hinder för att utföra arbetsuppgifter. Kanske till och med tvärstopp.
Vi har möjligen problem när vi inte ens kan utföra en viss arbetsuppgift, trots att vi bestämt att vi ska. Så varför kan vi inte utföra uppgiften? Det kan bero på att vi inte får, inte hinner, inte får vetskap om att den exiterar, inte har tillräcklig kompetens eller något annat. Det föreligger alltså något slags hinder för att den ursprungliga uppgiften ska kunna utföras, men att det finns en arbetsuppgift – även om jag inte beslutat om den själv – är i sig inte ett problem.

Problem och fel

Vi tar några exempel:

• Om en server i vår molntjänst plötsligt verkar slö så har det kanske uppstått ett fel(*) med dess konfiguration eller så är den överbelastad till exempel. Om jag då är tekniker och jobbar med de sakerna så är det servern som fått problem, inte jag. För mig är det en vanlig arbetsuppgift att felsöka och sedan åtgärda saken. Det är antagligen inte vare sig första eller sista gången jag gör något liknande. Om jag ser alla sådana arbetsuppgifter som problem för mig personligen så kan hela vardagen te sig problemfylld.
  Om jag däremot upptäcker problemet med den slöa servern men av någon konstig anledning inte kan åtgärda det, då kanske jag har fått ett problem. Kanske kan jag lösa även problemet själv? Annars får jag be andra om hjälp. När problemet är löst så är arbetsuppgiften möjlig att utföra igen och då kan jag fokusera på den igen.(*) Ett ’fel’ är kanske inte alltid ett fel heller. Något kanske inte längre är tillräckligt bra eller så kanske det till exempel är onödigt komplext, så att det tar onödigt mycket tid att arbeta med, men det betyder inte att det är ’fel’.
• Om jag och mina kollegor vill flytta om våra bord för att för att det ska kännas mer rymligt och solen ska falla bättre på borden så har vi inga problem, bara arbetsuppgifter som vi givit oss själva.
• Om ledningen anser att det behövs en justering av hur ansvarsområden, team, kravflöden och roller fungerar, så betyder det inte automatiskt att det finns ett organisationsproblem. Däremot kanske den föreslagna organisationsförändringen genererar en hel massa arbetsuppgifter som måste utföras så att vi uppnår de tänkta fördelarna med förändringen.
  Massor av uppgifter som tar mycket tid alltså, men inte nödvändigtvis några problem.
• Om en person helst inte vill uttala sig i vissa möten eftersom hen ogillar hur en annan person brukar bemöta det, då finns det problem. Antagligen genererar det viktiga arbetsuppgifter för flera personer, men de arbetsuppgifterna är inte i sig problemet.

Hur allvarligt är mitt problem?

Kanske kan du få några tips i artikeln om kvalitetsbarometern?
Oavsett vad ett problem handlar om så bör det bedömas som allvarligt om det påverkar människors hälsa och välmående, är dyrt, växer, har stor påverkan på kunderna , är återkommande eller kräver att många involveras (en variant på dyrt).

Vad ska vi göra då, vad är förslaget?

Diskutera, visualisera och separera

Oavsett vad vi jobbar med och oavsett hur vi jobbar så är det vanligt med något slags lista med arbetsuppgifter. Utvecklingsteam använder ofta fysiska tavlor eller Jira. Andra använder Excel, Sharepoint, Planview, Trello, Monday eller något annat. Där brukar vi skriva upp det som ska göras. Där brukar det också gå att ha olika nivåer och kategorier för det vi lägger in. Men allt som ligger där är inte problem, eller hur?

Vi kan helt enkelt ta upp med våra arbetskamrater i olika arbetsgrupper (team, ledningsgrupper, mm) hur vi ser på skillnaden mellan arbetsuppgifter och problem. Kanske kan vi uppmana och utmana varandra att i samtal och diskussioner inte kalla allt för problem eller fel, utan istället prata om det som saker som skall göras. Om vi lyckas med den uppdelningen så kan det bidra till bättre tydlighet, prioriteringar och fokus när det ibland dyker upp saker som verkligen är riktiga problem. Då kan också ordet ’problem’ signalera något mer ovanligt och det kan i sin tur ge mer handlingsutrymme och få fler att spontant hjälpa till när problem uppstår.
Resten av tiden, det vill säga när det inte finns verkliga problem, jobbar vi på med det som faktiskt bara är vanliga arbetsuppgifter och slipper känna att vardagen är fylld av problem.

Vi kan också visualisera i de olika verktyg vi använder att allt inte är problem, utan att det mesta är vanliga arbetsuppgifter. Antagligen hade vi redan någon form av prioritering i listan över arbetsuppgifter, men problem är ändå något annat. Vissa problem kanske gör att en arbetsuppgift måste pausas en tid, medan andra problem anses som allvarliga eftersom de fort blir värre eller förhindrar utförande av flera olika arbetsuppgifter. När det finns ett problem så kan det generera arbetsuppgifter som måste utföras för att problemet ska försvinna. De arbetsuppgifterna är bara arbetsuppgifter, inte problem.

Om vi separerar problem och arbetsuppgifter så kan vi också lättare få koll på var problemen kommer ifrån och hur mycket tid vi lägger på dem. Kanske kan du hitta några idéer i artikeln om mätningar?
Det som är så viktigt här är att vi förutom att få bättre stämning också kan få lite statistik på varifrån våra problem brukar komma och på så vis kan vi göra smarta insatser som minskar mängden problem framöver.

Slutligen

Om vi gör så här så kanske vi upptäcker att listan över problem ofta är kort och kanske till och med tom ibland, även om vi har mycket att göra. Ett sådant synsätt i vardagen på jobbet kanske kan kännas lite mer positivt och kan göra att vi inte känner oss nedtryckta under ett berg av ’problem’.

Lycka till!

/Björn